采取有力措施 提高公文质量

闵 涛


　　公文是联系和处理工作的一种书面工具，在机关公务活动中发挥着及其重量作用。机关公文与其他公文相比，有其自身的特性。然而，由于受传统与习惯的影响，对公文质量的重量性普遍认识不高，机关文秘人员受知识结构、专业水平所限，缺乏必要训练，使得机关公文在质量上普遍偏低，影响了机关公文功效的正常发挥。

　　笔者仅就机关公文质量的现状等问题提出一些浅见，以便引起办公部门的重视。

一、存在的问题

　　1、文件使用不当，拟写公文常有文种使用不当的情况，常见“报告”与“请示”文种混为一谈。如拟写公文标题：《北安市人民法院购置档案装具的请示报告》，但文尾还写有：特此请示，请予批复，显而易见，这是一份请示文种公文，请求上级部门对文中的内容给予批复。诸如此类，标题用“报告”文种，内容是“请示”，形式与内容的不统一，这就是请示与报告不分，给收文机关的登记办文者带来误导，公文拟写文种使用不当时，常会出现延误公文处理时限，推迟办理的情况。

　　2、联合行文不规范

　　时常会遇到在联合行文过程中，有些主办机关的办文者感情用事，提出文尾盖印章时，要尊重联合行文单位，我们客气一些，印章盖在最后。这种提法是错误的，两个以上的机关联合行文，主办机关应排列在前，应该说这里不存在尊重、客气的问题，谁主办谁在前。

　　3、成文日期模糊不清

　　常见机关打字员将公文的成文日期打成拟文日期，联合行文的公文成文日期误打成本机关的签发日期或拟文日期。成立日期，关系文件的生效或形成时间。因此，必须写得明确完整，一般的文件，以最后签发机关签发日期为准。

　　4、发文字号编写不规范

　　发文字号是由发文机关编排的文件代号，它的作用一是统计发文的数量便于管理；二是查找和利用文件时，可以作为文件的代号使用。

　　有的机关文秘人员调动频繁，工作出现断层现象，加之公文知识培训不够，拟写公文发文字号常出错误。例如：有的公文发文字号编写为×××字第1999（3）号，有的公文发文字号编写为（1999）×××字第024号，以上两例均不规范，机关代字后都多加“字”“第”两字，造成机关代字不简洁、明了、应删掉，发文字号应按机关代字、年份、顺序号依法排列，规范的发文字号如：北安市人民法院的发文字号是：北法发（1999）20号。

　　总之，提高公文质量是一项重要的基础工作。它是立卷归档工作的基本条件，也是档案部门开展工作的重要基础，只要各级办公部门加以重视，并有计划地进行检查，采取必要的措施，及时纠正存在的问题，提高与保证公文质量是可以做到的。

二、采取的措施

　　1、提高文秘人员的思想素质。文秘人员要具备奉献精神，求真务实的精神，开拓进取的精神和精诚协作的精神，只要文秘人员具备了这四种精神，就一定会有强烈的事业心和责任感和一丝不苟的精神，就能尽心尽力地完成工作任务。

　　2、提高文秘人员的业务素质，在改革开放，市场经济的新形势下，文秘人员为了适应新形势的需要，要博览群书，加强各方面的修养，认真学习好《文书学》、《档案管理学》和《机关应用文》等专业知识，加强专业知识的学习，开展必要的文秘知识培训，使文秘人员练好基本功，适应工作需要。

　　3、文秘人员要当好领导的参谋和助手，要发挥主动性和创造性，不断深入实际调查研究，全面熟悉本单位的工作情况，帮助领导出主意，想办法，当好参谋，发现问题及时反映，卓有成效地完成好各项工作任务。

　　4、领导重视，切实加强对文秘工作的领导。领导要以身作则，教育全体干警认清文秘工作的重要性和文秘工作在机关工作中的地位和作用，克服只重视本单位的专业工作，轻视文秘工作的认识。选择文秘人员时，要把具有较高文化知识和各方面表现突出的同志选配到文秘岗位上来，同时，帮助文秘人员解决工作、生活中的实际问题，在政治待遇和生活待遇上要与其他庭、科、室同等待遇。

国务院办公厅


国务院办公厅转发国务院机关事务管理局关于在国务院各部门试行政府采购的意见的通知
国办发[1999]51号

政府采购是政府为了开展日常职能活动或为社会公众提供服务的需要，使用财政性资金，以规定的方式和程序，从市场上购买物资、工程和劳务的行为。推行政府采购制度，是适应建立社会主义市场经济体制要求，加强财政支出管理，提高资金使用效益，促进政府机关廉政建设的一项重要措施。根据《国务院办公厅关于印发国务院机关事务管理局职能配置内设机构和人员编制规定的通知》（国办发[1998]77号）规定，国务院机关事务管理局（以下简称国管局）负责组织实施中央国家机关的政府采购。遵照国务院领导同志批示精神，现就在国务院各部门机关试行政府采购问题提出如下意见：
　　一、试行政府采购应遵循公开、公平、公正的原则，确保质量，注重效益；坚持从实际出发，分类实施，稳步推进。国管局按照这一原则和要求，依据国家有关政策规定，结合国务院各部门机关实际，制定实施办法、确定采购计划并组织集中采购。在实施过程中，及时总结经验，认真分析效益情况，建立和完善相关的制度及标准，使这项工作逐步规范化。
　　二、根据目前情况，暂将以下项目纳入国务院各部门机关试行政府采购的范围：
　　（一） 汽车、锅炉、电梯、计算机及其辅助设备、复印机、传真机、空调器、办公家具等物资。
　　（二） 投资额在50万元以上的非生产性修缮工程。
　　（三） 大型会议接待、车辆保险和车辆维修等服务项目。
　　基本建设工程按照现行工程招标投标管理的有关规定执行。
　　三、采购方式以招标采购为主，谈判采购、询价采购、单一来源采购等其他方式为辅。具体项目的采购方式，由国管局根据实际情况商有关部门确定。
　　四、纳入上述政府采购范围的项目，原则上由国管局会同有关部门按照确定的方式和程序，统一组织，集中采购。各部门参与招标、评标、定标等环节的工作，签订并履行合同。特殊情况，经国管局批准，各部门可以自行组织采购。
　　暂未纳入上述政府采购范围的，各部门应结合实际，按照政府采购的原则和要求进行采购。
　　五、各部门要贯彻勤俭节约的方针，根据实际需要和财力可能，严格按照有关制度和标准，认真编制年度采购计划。各部门的采购计划分别于每年5月和9月报送国管局，采购计划中应详细说明采购项目的性质、用途、数量、质量、技术规格、交货时间和资金来源等情况和要求，国管局在认真审核的基础上进行汇总、编制并组织实施。
　　六、采购资金属国管局核拨经费的，由国管局直接支付；采购资金中部分属国管局核拨经费或不属国管局核拨经费的，各部门应于采购开始前，将采购资金划入国管局指定的帐户，由国管局统一支付。
　　七、为了加强对政府采购工作的领导，确保这项工作顺利进行，由国管局牵头，国家计委、财政部、建设部、监察部等有关部门参加，组成国务院各部门机关试行政府采购工作领导小组，负责研究解决工作中的重要问题并做好有关协调工作。监察、审计等部门要依法加强监督。对各部门自行组织的采购活动，国管局要加强指导和监督。对采购活动中的违规行为，要及时予以纠正。
　　八、经费归口国管局管理的最高人民法院、最高人民检察院和人民团体，参照上述意见执行。

一九九九年五月十一日